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Entre septembre et octobre 2024, le Service Assistance à l’Archivage (SAA) du CDG82 a eu le plaisir d’intervenir dans la commune de Sainte-Juliette pour le traitement et l’organisation des archives municipales. L’équipe du Centre de gestion a ainsi pris en charge le fonds contemporain pour une remise en ordre efficace et conforme aux obligations légales. Suite à cette intervention, sur les 20 mètres linéaires d’archives initialement diagnostiqués, ce sont 15 mètres linéaires de documents qui ont été conservés pour leur valeur administrative, juridique, ou historique, tandis que les autres documents ont été détruits selon les règles de tri en vigueur suite au visa du Directeur des Archives Départementales. La mairie dispose désormais d’un instrument de recherche sur ses archives contemporaines ainsi que d’autres outils de gestion mis à disposition par le Centre de gestion qui lui permettront de s’inscrire dans une administration saine de sa production documentaire. Conformément aux termes du partenariat avec le Centre de gestion sur la thématique de l’archivage, le SAA reste mobilisé pour accompagner la commune dans le suivi des protocoles mis en place.

Focus sur un surprenant  portrait du "Parfait Secrétaire de Mairie" dans les années 1930

Bien que nous nous concentrions habituellement sur des archives produites par la commune « hôte » dans cette rubrique, nous avons exceptionnellement choisi de mettre en lumière un article assez singulier découvert dans le fonds communal de Sainte-Juliette, portant sur un texte de 1934 intitulé "le rôle du parfait secrétaire de mairie", d’un auteur inconnu et publié dans un numéro spécial du magazine Secrétaire Territoriale datant des années 1990.

Ce choix dérogatoire s'explique par l'actualité même du sujet : en cette période de revalorisation des métiers administratifs communaux, il nous a semblé pertinent de donner un nouveau souffle de vie à ce document qui éclaire sur l’image et les attentes liées au poste de secrétaire de mairie, telles qu’elles ont pu être perçues autrefois. Il est également intéressant de garder à l’esprit que le document originel a été rédigé à une époque où le poste était quasi exclusivement occupé par des hommes, d’où la tournure masculocentrée de certaines phrases.

Le texte, anonyme, a été popularisé lors de la première moitié du XXe siècle et donne un aperçu satirique des responsabilités et du dévouement attendus des secrétaires de mairie. Il décrit de façon ironique et critique les attentes et les exigences associées à cette fonction. La présentation semble caricaturer l’absence de reconnaissance et les nombreuses contradictions inhérentes à cette fonction, déjà à l’époque.

Cette vision des années 1930 surprend par son actualité et résonne aujourd'hui avec les débats entourant la valorisation du métier de secrétaire de mairie. En effet, la récente loi n° 2023-1380 du 30 décembre 2023 et ses décrets applicatifs de 2024 visent à revaloriser ce poste essentiel, souvent en tension dans les petites communes.

La lecture de cet article, rendue possible grâce à une intervention plus large sur le fonds communal, met en lumière l’apport des archives, non seulement comme sources d’informations administratives, mais aussi comme témoins de réalités sociales et culturelles.

Intéressant : La grande histoire des secrétaires (3 mn de lecture)

C’est durant l’été 2024 que le Centre de Gestion est intervenu à la mairie de Le Pin pour le traitement des archives communales. 31 mètres linéaires de documents ont été pris en charge. Les éliminations réglementaires effectuées avant et pendant le traitement s’élèvent environ à 14,5 mètres linéaires. C’est donc 16,5 mètres linéaires d’archives qui sont effectivement conservés. 

Il est intéressant de noter que le fonds des archives communales contient 7 mètres linéaires de documents datant de la période moderne (1790-1982) qui ont révélé des éléments historiques très intéressants.

FAIT HISTORIQUE : quand les femmes étrangères résidant dans le département étaient convoquées et placées sous surveillance

En effet, lors du classement des archives de Le Pin, nous avons ressorti une affiche datant de 1940, émise pendant la Seconde Guerre mondiale, intitulée "Avis de convocation concernant les ressortissantes allemandes et étrangères de nationalité indéterminée mais d'origine allemande résidant dans le Tarn-et-Garonne". Ce document, éloquent témoignage d'une époque troublée, nous plonge dans le climat de suspicion généralisée qui prévalait en France après la déclaration de guerre à l'Allemagne en 1939.

Les personnes de nationalité allemande, ainsi que les français d'origine allemande, faisaient l’objet de convocation par les autorités françaises, non seulement pour être enregistrés et surveillés, mais aussi pour prévenir tout acte de sabotage ou d'espionnage. Dans de nombreux cas, ces personnes, bien qu'innocentes de tout acte hostile, étaient internées dans des camps pour la durée du conflit, en vertu des décrets-lois de 1939. Cette convocation pouvait aussi s’inscrire dans le cadre d’une politique de réquisition du travail féminin.

Fait surprenant, cette affiche visait explicitement les femmes, marquant ainsi la défiance à leur égard. Les autorités françaises craignaient que certaines femmes allemandes, même si elles étaient mariées à des français ou résidaient en France depuis longtemps, puissent agir comme espionnes ou collaboratrices pour le compte du régime nazi. Les femmes étaient souvent moins soupçonnées que les hommes, ce qui aux yeux des autorités, pouvait en faire des candidates idéales pour des missions de renseignement.

La découverte de cette affiche permet de mieux comprendre l'atmosphère de tension et de contrôle qui caractérisait cette période trouble de l’histoire, en rappelant les mesures sécuritaires drastiques prises pendant la guerre et l'impact direct de ces événements sur les populations locales.

Le Service Assistance à l’Archivage du CDG82 est intervenu quelques jours à la mairie de Montbarla pour le traitement des archives contemporaines (archives postérieures à 1982). Sur les 18 mètres linéaires diagnostiqués au départ, c’est finalement 8 mètres linéaires qui sont conservés à la mairie au terme de la mission d’archivage. La commune étant dépourvue pour l’instant d’un local d’archives à proprement parlé, c’est dans les placards du secrétariat que les documents ont trouvé leur place définitive. Cette organisation matérielle a notamment été possible grâce à l’élimination réglementaire d’environ 5 mètres linéaires de documents dépourvus de toute utilité administrative, juridique ou historique.

En outre, suite aux préconisations des Archives Départementales, les archives historiques (plus de 50 ans) de la commune vont y être déposées, garantissant leur conservation dans de meilleures conditions et leur valorisation.

Cadastre Napoléonien : une énigme résolue !

Néanmoins certains documents, même anciens, n’ont pas vocation à quitter la mairie. Véritables témoins de l’histoire communale, les registres de délibérations sont par exemple toujours conservés précieusement par les édiles successifs. C’est aussi le cas du cadastre napoléonien, réalisé dans toutes les communes de France entre 1808 et 1850, dans le but de lever équitablement l’impôt foncier. Il offre un plan parcellaire unique de la commune au 19^e siècle.

À Montbarla, ce précieux document a bien failli disparaître à tout jamais. En effet, il fut une époque où, par méconnaissance, certains documents pouvaient se retrouver temporairement entre des mains privées, notamment lorsque les responsables terminaient leurs fonctions . Ce fut le cas du plan cadastral napoléonien qui pendant plusieurs années est malencontreusement resté hors des archives municipales. Le temps passant, ce fait a été oublié, mais les générations successives ont tout de même pris soin de conserver précieusement le plan réputé perdu. Heureusement, grâce aux investigations des Archives Départementales la trace de ce document a été retrouvée.

En revanche, le mystère plane toujours sur ce qui est advenu d’un registre cadastral de 1632, mentionné dans un inventaire des archives de la mairie en 1935, mais qui reste introuvable aujourd’hui.

C’est en août 2022 que la commune de Corbarieu a contacté le Service Assistance à l’Archivage du CDG82 afin de remettre de l’ordre dans ses archives et ainsi se conformer à ses obligations légales en la matière.

En raison d’un calendrier assez chargé, le Service Archivage n’a pu débuter la mission qu’en janvier 2024.

Celle-ci a consisté à prendre en charge plus de 100 mètres linéaires de documents allant de 1692 à 2024 et d’installer un système d’archivage efficace au sein de l’administration municipale. Au cours de l’intervention pas moins de 38 mètres linéaires d’archives dépourvues de toute valeur ont été identifiées comme étant éliminables, permettant ainsi la destruction d’environ 1.3 tonne de documents, et un gain de place conséquent.

Au terme de l’intervention, c’est 64 mètres linéaires de documents portant sur la gestion des affaires communales et l’histoire locale qui ont été classés, inventoriés et reconditionnés avant de retourner dans la salle de conservation de la mairie pour y passer leurs vieux jours.

Anecdote intéressante 

Corbarieu a la particularité de posséder un fonds historique particulièrement riche, qui a longtemps été conservé dans un état de vrac rendant impossible toute valorisation. C’est souvent dans ce type de fonds que des petits trésors se cachent… Les archivistes ont ainsi découvert un précieux registre manuscrit, relié avec du parchemin, contenant un mystérieux recueil, précis et détaillé, d’une multitude de remèdes d’apothicaire servant à soigner des "maux" plus ou moins surprenants du quotidien.

Saviez-vous par exemple que, pour faire pousser le poil quand on est chauve ou imberbe, il suffit de "récupérer quelques mouches à miel, les faire sécher au feu dans un panier jusqu’à pouvoir les réduire en poudre. Mélanger ensuite cette poudre avec de l’huile et appliquer la mixture à l’endroit où vous souhaitez voir le poil pousser !"

Pas d’auteur, pas de date si ce n’est une estimation (fin 18^e siècle), le mystère sur l’origine de ce recueil reste entier !