Dématérialisation des procédures administratives
Elle constitue une étape décisive de la modernisation de l’action publique. De nouvelles plateformes s’imposent régulièrement aux collectivités et établissements publics locaux.
Afin de les accompagner dans la mise en place et l’utilisation de ces téléprocédures, le CDG82 propose depuis 2008 un éventail toujours croissant de plateformes, d’outils et de services mutualisés de dématérialisation des procédures.
Outre son intérêt financier, cette mutualisation, aujourd’hui fortement encouragée par les services de l’Etat, présente également l’avantage de libérer les collectivités des contraintes techniques, et garantit une forte homogénéité des solutions en place sur le département.
Plusieurs services sont proposés dans le cadre de cette assistance
Le CDG82 propose un ensemble de prestations destinées à lui permettre la dématérialisation et la télétransmission aux services de l’État chargés du Contrôle de Légalité, des documents règlementaires en application du décret n°2005-324 du 7 avril 2005 (programme ACTES), et des documents budgétaires transmis au format XML, scellés par l’application TotEM.
Cette démarche est conduite en concertation avec les services préfectoraux auprès desquels le CDG82 assure un rôle de coordonnateur et de référent technique pour le compte des collectivités adhérentes à la convention.
Pour ce faire, le CDG82 a passé un marché avec un tiers de télétransmission homologué par le Ministère de l’Intérieur qui assure la mise à disposition sur ses serveurs de la plateforme de dématérialisation STELA dédiée aux collectivités de Tarn-et-Garonne, et qui délègue au CDG82 les prestations d'administration suivantes :
- le paramétrage des collectivités et des comptes utilisateurs sur la plateforme,
- l'installation et le paramétrage sur site,
- la formation et l'assistance des utilisateurs.
Des obligations incombent aux collectivités en matière de dématérialisation de leurs marchés publics.
Tout marché d'un montant supérieur ou égal au seuil en vigueur doit faire l'objet d'une publication dématérialisée sur un "profil acheteur" afin d'offrir aux acteurs économiques un accès en ligne aux Avis d'Appel Public à Concurrence (AAPC) et aux Dossiers de Consultation des Entreprises (DCE) mais également leur permettre de déposer les offres dans un format dématérialisé.
A ce jour, toutes les collectivités doivent être en mesure de recevoir des offres par voie électronique pour leurs marchés d'achats de fournitures, de services ou de travaux d'un montant supérieur au seuil défini dans le code de la Commande Publique.
Pour des questions de sécurité et sauf exception, les collectivités ne peuvent pas utiliser leur propre site internet pour assurer cette publication, ni un simple email et doivent utiliser les services d'une plateforme spécialisée.
Pour répondre à cette obligation, le CDG82 met à disposition une Plateforme Départementale Mutualisée de Dématérialisation des Procédures de Marchés Publics (www.marchespulics82.fr).
Cette plateforme permet aux collectivités :
- d'assurer la publication légale dématérialisée de leurs avis de marchés,
- de proposer aux acteurs économiques le retrait en ligne des dossiers de consultation des entreprises (DCE), et de tracer ces retraits (identification, horodatage),
- de recevoir et gérer les offres électroniques des entreprises de façon sécurisée.
Cette plateforme permet de traiter les types de procédures suivants :
- Demande de devis (service payant),
- Procédures ouvertes : Procédure Adaptée, Appel d'Offre Ouvert, Concours ouvert, autres.
- Procédures restreintes : Procédure Adaptée, Appel d'Offre Restreint, Procédure concurrentielle avec négociation, Dialogue Compétitif, Concours restreint, autres.
Outre ces fonctionnalités légales obligatoires, la plateforme offre également la possibilité :
- de transmettre sans ressaisie, les mêmes informations aux plateformes nationales (BOAMP, JOUE, …), ainsi qu'aux principaux journaux d'annonces légales,
- de publier sur leur propre site internet, sans ressaisie, la liste des marchés en cours et passés,
- d'alerter automatiquement les fournisseurs inscrits sur la plateforme de la publication de nouveaux marchés susceptibles de les intéresser,
- de suivre les procédures et faciliter la gestion des C.A.O. (gestion des lots, gestion des registres)
- d'accéder à de l'information réglementaire (guide et fiches techniques), et à de l'aide en ligne.
Le CDG82 propose un ensemble de prestations destinées à lui permettre la dématérialisation et la télétransmission des flux comptables à la Direction Générales des Finances Publiques (DGFIP), en fonction de l’éditeur du logiciel comptable.
Cette démarche est conduite en concertation avec les services des finances publiques auprès desquels le CDG82 assure un rôle de coordonnateur et de référent technique pour le compte des collectivités adhérentes à la convention.
Pour ce faire, le CDG82 a passé un marché avec un tiers de télétransmission qui assure la mise à disposition sur ses serveurs d'une plateforme de dématérialisation dédiée aux collectivités de Tarn-et-Garonne, et qui délègue au CDG82 les prestations d'administration suivantes :
- le paramétrage des collectivités et des comptes utilisateurs sur la plate-forme,
- l'installation et le paramétrage sur site,
- la formation et l'assistance des utilisateurs.
Le CDG82 met à disposition des collectivités qui le souhaitent un parapheur électronique permettant la dématérialisation complète de flux documentaires avec valeur probante.
Ce parapheur SESILE permet l’envoi dématérialisé de documents dans un circuit de validation (workflow), la notification des intervenants, la validation à distance, le suivi permanent de l’état d’avancement et l’accès à l’historique de traitement des documents.
La signature électronique des documents ainsi transmis est possible grâce à un certificat électronique.
Des « web services » peuvent également être mis en place pour connecter un parapheur à des logiciels tiers, afin d’automatiser l’envoi de documents dans le circuit de validation et la récupération d’informations dans les logiciels métiers (exemple : signature de flux comptable PESV2 depuis le logiciel de gestion Comptabilité).
La souscription de cette option comprend la fourniture des accès à la plateforme, l’hébergement des données, l’installation, le paramétrage, la formation et l’assistance aux utilisateurs identifiés dans la convention.
Le CDG82 met également à disposition des collectivités qui le souhaitent une plateforme permettant de gérer les convocations aux assemblées des organes délibérants de façon entièrement numérique et sécurisée.
Ce module STELA permet de générer les convocations, les membres de l'assemblée renseignés dans l'administration sont ensuite informés par mail des convocations disponibles.
Le gestionnaire bénéficie d’un tableau de bord afin de suivre l’envoi, la réception et l’acquittement des convocations.
Les participants se connectent sur leur espace pour se prononcer sur leur participation ou non, ils peuvent aussi donner procuration et répondre à des questions complémentaires posées par le gestionnaire.
Un système de relance automatique est prévu en cas d’absence de réponse.
Le module permet également de gérer la liste de présence.
La souscription de cette option comprend la fourniture des accès à la plateforme, l’hébergement des données, l’installation, le paramétrage, la formation et l’assistance aux utilisateurs identifiés dans la convention.
Comment adhérer ?
S'agissant d'une mission facultative du Centre de Gestion, ces services ne sont pas financés par les cotisations obligatoires versées par les collectivités, mais par un forfait, faisant l’objet d’une convention annuelle de partenariat.