Les missions du Service Assistance Archivage

Une bonne gestion de l’information à la source est essentielle
aux collectivités
Elle leur permet :
De garantir la continuité administrative en toute circonstance, la recherche des documents ne se basant plus exclusivement sur la mémoire humaine du personnel ;
De traiter rapidement et facilement les demandes des usagers ;
De garantir la conservation et la pérennité de documents essentiels, à valeur administrative, juridique ou historique ;
D’optimiser les espaces de stockage grâce la mise en place d’un suivi des documents éliminables ;
De faciliter la valorisation des documents les plus anciens qui peuvent représenter un véritable atout patrimonial.

Le service Assistance à l'Archivage

Mis en place en 2017, le service d'Assistance à l'Archivage a pour mission d'aider les collectivités et établissements publics du département 82 à faire face aux nombreuses problématiques liées à la gestion de leurs archives.

A travers des missions de conseil et d'opérations de traitement sur site, il met à votre disposition des spécialistes formés aux méthodes et techniques de l'archivistique et possédant une connaissance précise du fonctionnement des collectivités territoriales.

Nos missions

En étroite collaboration avec les Archives Départementales de Tarn-et-Garonne, le service d’Assistance à l’Archivage propose des prestations conformes à la réglementation en vigueur et adaptées aux besoins des collectivités et établissements publics.

Audit - Conseils	en matière de gestion des archives en matière d’archivage électronique et gestion des espaces informatiques
Interventions sur site	pour le traitement documentaire, la structuration et la mise en place de base de données d’archives pour l’élaboration d’inventaires d’archives anciennes, modernes, contemporaines
Sensibilisation Formation	aux bonnes pratiques d’usage en matière de gestion des archives
Récolement réglementaire	des archives après chaque élection municipale
Assistance	au déménagement de fonds d’archives
Maintenance Suivi	du dispositif d’archivage mis en place

Création d’une plateforme de Gestion des Archives pour nos adhérents

Le CDG82 a conçu et développé une plateforme de Gestion des Archives, mise à la disposition des collectivités adhérentes à la suite des interventions du Service d’Assistance à l’Archivage.

L’objectif est d’impulser une modernisation de la gestion des archives dans l’environnement territorial et de pérenniser l’ensemble des actions mises en place lors de l’intervention du Service.

Cette plateforme présente un double avantage :

pour les collectivités, elle représente un véritable outil de recherche et de gestion ;
pour les archivistes du CDG82, elle constitue un outil de travail durant la phase de traitement.

Les + pour la collectivité

Un outil unique et multitâches pour une gestion pérenne des archives : recherches de document, éliminations, suivi de l’archivage au fil des années en lien avec les archivistes du CDG82, etc. ;
Une plateforme accessible et fiable : intuitivité, facilité de prise en main, niveau de sécurité maximal, gestion des droits, sauvegardes régulières des données, accès à distance (full-web) ;
Des recherches de documents facilitées en toute autonomie : recherches par le plan de classement, moteur de recherche, requêtes avancées avec croisement de critères ;
Une base de données maintenue à jour par les archivistes : évolution du plan de classement, harmonisation des données existantes avec celles arrivant en versement, etc. ;
Une procédure de versement d’archives simplifiée pour les agents administratifs et encadrée par les archivistes du CDG82 : saisie en ligne puis instruction et validation à distance.

Comment faire appel au Service d’Assistance à l’Archivage

1 - Sur simple demande, le Service d’Assistance à l’Archivage effectue une visite gratuite de diagnostic de la situation des archives afin de dresser un état des lieux, analyser les besoins et définir les actions nécessaires à une bonne gestion.

2 - Cette visite de diagnostic donne lieu à une proposition technique et financière (non engageante), précisant les actions à mettre en œuvre, le temps d’exécution et le coût indicatif. Cette proposition est soumise à la collectivité.

Le coût global de la mission est calculé en fonction du nombre de journées d’intervention prévues dans le diagnostic.

3 - Le partenariat entre le Service d’Assistance à l’Archivage et la collectivité se formalise par une délibération de cette dernière et par la signature d'une convention triennale.

L'intérêt est d'étaler sur 3 ans le coût de l’intervention d’archivage tout en garantissant à la collectivité un suivi personnalisé sur toute la période.

4 - A l'expiration de la convention initiale, la collaboration entre le service d’Assistance à l’Archivage et la collectivité pourra se poursuivre par le biais d’une nouvelle convention annuelle de maintenance de l’archivage.